Gestione Aule Didattiche - Scuola Scienze Mediche e Farmaceutiche
A partire dal 3 Ottobre 2016 entra in vigore il nuovo sistema di gestione delle Aule Didattiche.
Il Servizio Prenotazione delle Aule Didattiche è gestito dal seguente personale:

  • Nicoletta Cesarano
  • Leda Masi
  • Fabrizio Nozza
L'orario di apertura delle aule è fissato dal Lunedì al Venerdì dalle ore 8.00 alle 18.45.
Per la gestione di tutte le attività che si svolgono nelle aule didattiche della Scuola, è stata adottata una piattaforma web (Easyroom) disponibile al seguente indirizzo: http://didattica.medicina.unige.net/spazi//index.php.
Si ricorda che le aule della Scuola NON sono dotate di computer/notebook (ad eccezione delle aule di informatica), si invita, quindi, l'utenza a dotarsi di un notebook personale.

Tipologia di attività;
Le attività che si svolgono presso le aule didattiche sono classificate in:

  1. Attività didattiche istituzionali: lezioni, esami, appelli, esercitazioni, ADE, recupero lezioni, tesi di laurea, tesi di specializzazione, esami di stato (previste all’interno dell’offerta formativa dei Corsi di Laurea);
  2. Attività didattiche aggiuntive: Master, Seminari, Ricevimento studenti;
  3. Attività non didattiche: Consiglio (Dipartimento e Scuola), Prove ammissione, Concorsi, Congressi, Riunioni, Corsi di formazione.
L'elenco delle tipologie sarà aggiornato in base alle varie esigenze presenti e future.
All'utente che svolgerà attività indicate nei punti 2 e/o 3 potrà essere richiesto (a seconda dell'orario di svolgimento) un contributo per l'utilizzo dell’aula, per il servizio di pulizia e portierato (la prenotazione non sarà confermata fino a quando l'utente NON avrà accettato i preventivi di spesa).

Consultazione prenotazioni
La piattaforma può essere consultata da qualsiasi dispositivo collegato alla rete internet all’indirizzo: Sistema gestione aule didattica Scuola di Scienze Mediche e Farmaceutiche.
Il sistema include le aule didattiche gestite dalla Scuola e raggruppate nei vari Poli; il dettaglio delle Aule (con informazioni relative all’ubicazione, capacità, strumentazione, etc.) è consultabile dal menù "Visiona aule".
Dal menù “Visiona prenotazioni” è possibile vedere le attività che si svolgeranno nelle aule (la piattaforma consente diversi tipi di visualizzazione: per sede, per aula, etc.).
L'utente (studente, docente, esterno, etc.) può scaricare una guida selezionando “Ti serve aiuto”. Presso i Poli didattici della Scuola (Polo Biomedico, Polo Alberti e Polo Chirurgico) è attivo un servizio di consultazione delle attività in corso mediante un monitor TV che evidenzia le lezioni in fase di svolgimento o in procinto di iniziare.
I collegamenti ai monitor-TV sono:

  • Polo Alberti: include le aule del Polo Alberti, DIMI (Aula A), Fisiologia e Patologia Generale
  • Polo Biomedico: include le aule del Polo Biomedico
  • Polo Chirurgico/San Martino include le aule del Polo Chirurgico, Anatomia Umana, Ospedale San Martino, DIMI (Aula A), Patologia Generale, Neurologia.
(la visualizzazione è ottimale su monitor di almeno 49").
Presso i Poli didattici, il personale addetto al servizio di portineria può fornire informazioni sulle attività didattiche in caso di necessità. L’utente può utilizzare i menù “Cerca prenotazioni” e “Reportistica -> Ricerca Aule Libere” sia per cercare prenotazioni esistenti (per aula, docente, tipologia, titolo, etc.) sia per verificare la disponibilità di aule libere.

Gestioni delle prenotazioni
Il Servizio Prenotazioni si occupa di assegnare le aule in base alle richieste (preventivamente autorizzate), considerando che hanno la precedenza:

  • le attività didattiche istituzionali previste dai Corsi di Laurea. Queste attività sono caricate d’ufficio sulla base delle indicazioni del Coordinatore del Corso di Laurea. Prima dell'inizio del semestre didattico, il Coordinatore, dopo aver ottenuto il calendario delle attività da parte dei docenti, provvederà ad inviare al Servizio Prenotazioni le relative richieste (il caricamento delle attività sarà eseguito con il supporto di una persona designata dal Coordinatore del Corso di Laurea). Si ricorda che per le aule ubicate all'interno di un dipartimento, avranno la priorità le attività didattiche dei Corsi di Studio afferenti al Dipartimento stesso.
  • Attività non prorogabili (per esempio: Tesi di Laurea, Prove Ammissione ai Corsi di Laurea, Prove Ammissione Scuole Specializzazione).
  • Attività disposte dìufficio dal Preside (per esempio interventi di manutenzione ordinaria o straordinaria, temporanea inagibilità).
  • Periodi di chiusura disposti dal Preside, per esempio festività natalizie, pasquali, sospensione attività didattiche periodo estivo (durante tali intervalli NON sarà possibile effettuare richieste di prenotazioni).

Richiesta di una prenotazione per una o più aule
La richiesta di prenotazione di un’aula deve essere fatta, esclusivamente, mediante la piattaforma, al fine di mantenere una tracciabilità della prenotazione stessa. E' possibile utilizzare il menù “Reportistica -> Ricerca Aule libere” per individuare l’aula disponibile in base alle proprie necessità (data, orario, capienza, etc.). E’ necessario che la richiesta sia effettuata con 7 giorni lavorativi in anticipo, al fine di consentire al Servizio Prenotazioni di poter gestire in modo adeguato la richiesta stessa (in caso contrario, non si garantisce la conferma della richiesta).
Si ricorda che le Aule di Informatica (Aula Infolinguistica - Polo Alberti e Aula Teledidattica - Polo Biomedico) sono riservate esclusivamente ad attività che richiedono l'utilizzo del pc da parte dei partecipanti.
Si ricorda che le Aule Manichini (Padiglione 4) sono riservate esclusivamente ad attività che richiedono l'utilizzo dei manichini da parte dei partecipanti.
Il richiedente potrà selezionare il giorno e l’aula e cliccare su uno slot libero in corrispondenza dell'orario interessato. Di conseguenza dovrà compilare il modulo che gli verrà proposto dal sistema, in particolare:

  • Intestatario (nome e cognome)
  • Indirizzo e-mail
  • Motivazione della richiesta
Questi tre campi sono obbligatori.
Si ricorda, nel caso di attività didattiche non istituzionali che possono prevedere un contributo per l'utilizzo delle aule (contributo aula, pulizia, portineria), sarà necessario indicare l'ente che si farà carico degli aspetti economici all'interno del campo "Motivazione della richiesta".
Dopo aver confermato, si dovranno compilare le informazioni successive specificando:
  • Tipo di attività
  • Titolo
  • Descrizione completa
  • Tipo Aula
  • Sede Aula
  • Partecipazione attesa
  • Giorno e intervallo orario
Si chiede di indicare la partecipazione attesa, in quanto, in caso di necessità potrebbe essere assegnata un'aula alternativa.
Con l'inoltro della richiesta, la piattaforma invierà un e-mail di riepilogo al richiedente e al Servizio Prenotazioni.
Il Servizio Prenotazioni, fatte le verifiche opportune (e ottenuta l’autorizzazione da parte del Preside) procederà a confermare (o modificare o annullare) la richiesta ricevuta. Dopo la conferma, da parte del Servizio Prenotazioni, l’occupazione dell’aula risulterà visibile sulla piattaforma.
Si ricorda che tutte le attività dei Corsi di Laurea previste dall’Offerta formativa dovrebbero essere inviate al Coordinatore del Corso di Laurea che riceverà opportune indicazioni dal Servizio Prenotazioni. Nel caso in cui alcune attività siano oggetto di una richiesta, il richiedente dovrà specificare l’insegnamento, il corso integrato, il corso di laurea con relativo anno di corso e il docente (evitare di scrivere tutto in maiuscolo).
Attenzione: nel caso in cui sia necessario fare una serie di prenotazioni sarà necessario contattare via e-mail il Servizio Prenotazioni (prenotazioni@medicina.unige.it) per fissare un appuntamento (se le attività richieste prevedono un contributo per l’utilizzo delle aule, l’inserimento sarà subordinato all’accettazione del preventivo stesso).

Variazioni e/o modifiche a prenotazioni
La variazione o la modifica di una prenotazione presente sulla piattaforma viene apportata esclusivamente dal Servizio Prenotazioni. Le modifiche che non comportano spostamenti né di orario né di aula (per esempio un cambio titolo, tipologia, docente, etc.) vengono fatte d’ufficio, previa comunicazione via email da parte dell’utente/utilizzatore al Servizio Prenotazioni.
Le variazioni che comportano solo uno spostamento di aula (lasciando invariato l’orario ed il giorno di svolgimento) vengono fatte d’ufficio, previa comunicazione via email da parte dell’utente/utilizzatore al Servizio Prenotazioni (rimane a carico dell’utente/utilizzatore e/o delle Segreteria didattiche avvisare i partecipanti).
Nel caso in cui, per causa di forza maggiore, sia necessario spostare una prenotazione di orario e/o aula (facendo sempre seguito ad una richiesta via email dell’utente/utilizzatore):

  • Se si mantiene lo stesso giorno, la modifica viene eseguita d’ufficio ed inviata un email al docente (utilizzatore della prenotazione) ed eventualmente anche alla Segreteria Didattica del Corso (è a carico dell’utente/utilizzatore e delle Segreteria didattiche verificare che non ci siano sovrapposizioni con altre lezioni che potrebbero impedire agli studenti di partecipare).
  • Se NON è possibile mantenere lo stesso giorno e orario, il Servizio Prenotazioni invierà un email all’utente/utilizzatore e alla Segreteria Didattica del Corso richiedendo di fornire date e orario alternativi (è a carico dell’utente/utilizzatore e delle Segreteria didattiche verificare che non ci siano sovrapposizioni con altre lezioni che potrebbero impedire agli studenti di partecipare).
In tutti questi casi, il Servizio Prenotazioni può predisporre un avviso che apparirà sui monitor-TV dei Poli Didattici.

Contributi per utilizzo delle Aule
All'utenza esterna che richiede l’utilizzo delle aule per attività didattiche non istituzionali (vedere Tipologia di attività) potrà essere richiesto un contributo per l’utilizzo dell’Aula.
>Nel caso in cui l’attività si svolga al di fuori dell’orario di apertura delle aule, sarà dovuto anche un contributo per il servizio di pulizia e portierato. Il richiedente riceverà un preventivo che dovrà essere accettato, in caso contrario, la prenotazione non sarà confermata.
Si ricorda che nell’ipotesi in cui ci siano due richieste sovrapposte, avrà priorità chi accetterà per primo il preventivo (fatta salva la possibilità di assegnare un’aula diversa da quella richiesta). In fase di richiesta della prenotazione, il richiedente deve indicare nel campo “Motivazione della richiesta” anche la struttura pagante (completa di indirizzo, partita iva, telefono, etc.).